Bestemedewerkers

Voor de meeste jongere collega’s ben ik wellicht zowat iemand die uit het stenen tijdperk komt, en misschien is dat wel zo als je de gemeente van nu vergelijkt met  36 jaar geleden, toen ik secretaris werd in Zomergem.

Ons ‘administratief centrum’ (gemeentehuis, pardon contactpunt Zomergem) was toen beperkt tot op het eerste verdiep, mezelf en het secretariaat met twee deeltijdse medewerkers die niks anders deden dan door mij gedicteerde brieven typen (met doorslagpapier). Ik deed toen aan tekstverwerking door vorige besluiten en notulen te kopiëren, te verknippen, te kleven op een blad en er tussen de aanpassingen te typen. En dat gaf ik dan door aan mijn typistes die er mooie notulen van maakten. Dat waren de beginjaren, want met mijn start kwamen ook de eerste computers: grote kasten met groene of oranje letters.

In het bureau ernaast zat de burgemeester die er elke ochtend de briefwisseling kwam openen en samen met mij doornam. Die brieven waren ook het enige, naast de telefoon, dat we binnenkregen. Geen mails, geen facebook, ….

Het bureau van de burgemeester was ook de collegezaal. Dat college ging door op maandagavond: er was geen agenda.  Ik legde gewoon alle dossiers in een bepaalde volgorde op elkaar en nam die één na één door met het college: gaf toelichting en een voorstel van besluit en dit werd dan besproken. Hoe later op de avond hoe feller er soms gediscussieerd werd, want de zitting werd steevast begeleid door sigaretten, sigaren, porto en jenever.  Ik was de enige die niet rookte en ik dronk hooguit een portootje. En toch had ik na die paar uur hoofdpijn van het rookgordijn.  Het was een zegen toen men ruim 10 jaar later besliste dat openbare gebouwen en ook vergaderingen rookvrij werden.

De dag na zo een college maakte ik zelf alle besluiten op basis van dit overleg.  Dus eigenlijk het omgekeerde van wat nu gebeurt (nu hooguit nog een uurtje en alles kan worden getekend en uitgevoerd).  

De onderwerpen waren bijna even verscheiden als nu, maar er was geen team of medewerker voor jeugd, kinderopvang, communicatie, cultuur, lokale economie, toerisme, lokaal mondiaal beleid, evenementen, senioren, onderwijs, noodplanning, IT, noem maar op…

Niet dat er geen evenementen waren in Zomergem, er was heel wat te doen, en een uitgebreid verenigingsleven.

Eigenlijk kwam het er op neer dat ikzelf of mijn collega’s een ander petje opzetten.

• Ik schreef bijvoorbeeld driemaandelijks een informatieblad bij elkaar, nam foto’s, maakte de lay-out (knip en plakwerk), en ging er dan mee naar de plaatselijke drukker (de inhoud ervan werd niet vooraf afgestemd met de leden van het college!).

• Wanneer de gemeente een stuk grond/gebouw verkocht of aankocht maakte ik nadat ik met de schepen was gaan onderhandelen over de prijs de akte op die dan door de burgemeester werd verleden, geen notaris.

• Ik was getuige bij een ontgraving (ik ga je de verhalen en de belevenissen van de toenmalige grafmaker besparen: die horen thuis in een lugubere komedie).

• En weet je hoe er aan sneeuw- en ijzelbestrijding werd gedaan: men neemt een open vrachtwagen/ men vult die met behulp van de kraan met zout dat op een hoop lag naast het magazijn (ja Rudy sorry nu hebben we dus een bodemverontreiniging aan ons been)/ twee werkmannen springen op de vrachtwagen en werpen rechtstaand met een schop al rijdend het zout op de weg! Ook ’s nachts! En ik kan je verzekeren toen waren het nog strenge winters met regelmatig sneeuw … aangepaste werkkledij was er ook niet: op het einde van de winter zaten er gaten in de mannen hun trui en broek van het zout.

• De begroting? Toen ik net begon was het oktober en mijn voorganger overhandigde me het ontwerp van begroting: dat had hij zelf helemaal alleen opgemaakt zonder medewerking of raadplegen van zijn medewerkers, schepenen of zelfs de ontvanger.

Dat veranderde ik door er onmiddellijk de ontvanger, of nu de financieel directeur, er bij te betrekken.  Een begroting was toen letterlijk rekenen en tellen en bij de minste wijziging: uitgommen (want het voorontwerp was opgemaakt met potlood) en opnieuw beginnen.  Exceltabellen waren ons vreemd, een goede rekenmachine was de beste hulp.

Trouwens ik startte op 1 oktober, dus de week voor de gemeenteraadsverkiezingen en het resultaat ervan zorgde ervoor dat die toenmalige meerderheid onmiddellijk na die verkiezingen uit elkaar viel, en er klacht werd neergelegd tegen de uitslag.  Resultaat: tot aan de goedkeuring van die verkiezingsuitslag door de Raad van State – dat was ergens in mei van het volgend jaar - was die meerderheid bij momenten niet de meerderheid zodat mijn eerste opgemaakte begroting toen die naar de raad ging al meteen werd hertimmerd door de oppositie omdat het college geen meerderheid meer had in de gemeenteraad.

Zaten nog in het gemeentehuis: aan de overkant van de gang had je één balie met de burgerlijke stand/bevolking/milieu/bouwvergunningen samen goed voor vier medewerkers (dat is nu de huidige collegezaal, toen nog in twee gedeeld). Op het gelijkvloers had je de conciërge(woning) en de ontvanger met zijn medewerkster.  Boven was de raadzaal. Honderd meter van het gemeentehuis had je de gemeentepolitie met een drietal veldwachters en een commissaris.

Aan het Kanaal (op dezelfde plaats als nu) had je ‘het steenkot’ (die naam komt uit begin de jaren zestig toen de gemeente zelf zijn betonstraatstenen maakte en zelfs verkocht aan andere gemeenten)  of dus het gemeentemagazijn met de technische dienst: een ploegbaas als hoofd, een vrachtwagenchauffeur, een kraanman en toch wel een vijftiental werkmannen. De gemeente was toen, zeker in de technische dienst, een soort opvangnet voor anders werklozen. En het moet gezegd, toen ik midden de jaren tachtig op de arbeidsmarkt kwam, was het net het omgekeerde van nu: er waren bijna geen werkaanbiedingen, voor niemand.

En er was de vzw met het zwembad en sportterrein Den Boer met naast de redders en het onderhouds- en cafetariapersoneel, toch vanaf begin de jaren negentig, ook de sportfunctionaris en sportpromotoren.

We hadden ook een bibliotheek met een deeltijds bibliothecaris (dat was de lokale schooldirecteur), en twee deeltijds bibassistenten. Was voor hen allen eigenlijk een bij-jobke naast hun gewone werk.  

En dat zal het zowat geweest zijn. Het OCMW was er uiteraard ook al, heel beperkt en volledig onafhankelijk van de gemeente. Tegelijk met mij was daar toen Danny Coene, nu AD in Evergem, begonnen als secretaris.

Om maar te zeggen we komen van heel ver en in die 36 jaar is het maar blijven groeien, regelgeving steeds complexer en steeds meer taken en opdrachten voor de gemeente, en gespecialiseerde medewerkers werden een must.

Eind de jaren negentig kwam er een jeugdconsulent bij, die was deeltijds ook communicatieambtenaar (toen noemde dat informatieambtenaar). In 2000 de kinderopvang, eerst Bekinop in het voormalig klooster van Beke en dan De Vlinder. Ik startte toen een embryonale personeelsdienst op (een medewerker van het secretariaat die dat er bijnam). Vanaf 2002 kon ik het college overtuigen om twee A-niveaus binnen te halen: één in staffunctie bij mij inclusief personeelsbeheer en noodplanning (Sabine Verbuyst) en een stedenbouwkundig ambtenaar. Het hoofd van de technische dienst was een landmeter.  

En zo bleef het maar groeien tot het fusiespook niet langer een spook was maar realiteit werd. In 2016 begon het al te borrelen en waren er al gemeenten die de stap waagden. Ik voelde dat er politiek heel wat gonsde, Aalter trok aan ons mouw. Voor een keer gaf ik toch wel heel duidelijk mijn mening mee aan de politiek: laat ons niet opslorpen door Aalter, kies, hoewel zeker niet de gemakkelijkste weg, voor gelijke gemeenten zoals die van de Lowazone. Ja Nevele was er ook nog bij, dat zou nog al een gemeente geworden zijn: met vier! Net voor de zomer 2017 ging de druk van de ketel. We zouden met Lovendegem en Waarschoot  intens samenwerken, maar geen fusie. Dit werd zelfs formeel bevestigd door de drie gemeenteraden. Maar op het einde van de zomer ontplofte het toch.

De fusie: ik kijk er naar toe als een helse periode, zeker vanaf de beslissing tot fusioneren tot een goede twee jaar na de fusie. In het anderhalf jaar voor de fusie had je elke week college, de fusiestuurgroep (vergelijk het met college maar dan met een afvaardiging van de drie colleges), MAT en fusieprojectgroep (het MAT van de fusie). Bijwonen van die vergaderingen was al druk, maar je moest die ook voorbereiden en uitwerken. Terugkoppelen naar jullie, voorbereiden in de werkgroepen,… Organisatorisch een verschrikkelijke klus want de gewone dagelijkse werking en dienstverlening mocht er niet onder lijden.  

En het was vooral ook een periode van onzekerheid: zeker ook voor jullie: in welk team kom ik terecht, welke functie, word ik de nieuwe teamleider of wie wordt mijn nieuwe teamleider, slaag ik in de selectieproef, waar word ik gehuisvest? Altijd verwonderd geweest dat de overgrote meerderheid er echt voor ging. Ik weet, het ging soms tergend traag vooruit, maar vlugger ging niet echt en forceren was zeker niet aan de orde. Op een bepaald moment kregen we de opmerking van de vakbond dat we te vlug gingen, dat medewerkers er onderdoor dreigden te gaan…

Ik ben blij dat ik deze legislatuur nog bijna heb ik kunnen afronden. Het werk/de fusie is zeker nog niet af, maar het pionierswerk is gedaan. We hebben een degelijke organisatie waar iedereen zijn plek heeft. We weten waar we naartoe moeten werken. De volgende legislatuur is er meer één van verfijnen, na, hoewel nooit gedaan, de organisatie draaiende houden en de dienstverlening uitwerken, nu het personeelsbeleid en de interne organisatie verder op punt zetten en beheersen. En er zal altijd wel iets nieuws komen, een tegenslag of een opportuniteit, uitdagingen genoeg.

En ik ben er van overtuigd dat dit gaat lukken, 30 jaar terug stond ik er eigenlijk als leidend ambtenaar alleen voor (behalve dan de gemeenteontvanger, later financieel beheerder), nu door de schaalvergroting zijn er 7 collega’s in steun met wie de algemeen directeur, samen met de burgemeester het managementteam vormt. Ik heb alle vertrouwen in jullie, dat jullie het heel goed gaan doen. Jullie cluster en teams verder gaan coachen tot zelfs regelmatig inspringen waar de nood het hoogst is. Het afgelopen jaar hebben we de opdracht van het MAT verder uitgewerkt, concreet gemaakt, gestructureerd.  

Belangrijk is ook dat we een manier hebben gevonden om samen te werken met het college via een regelmatig overleg. We proberen niet langer naast elkaar te werken of soms zelfs tegen elkaar te werken. Een pijnpunt dat ook tussen de teams onderling nog te veel geldt. Samenwerken’ is nu voor jullie het belangrijkste doewoord binnen de organisatie.

Politici-medewerkers, het blijft een moeilijk huwelijk: het college/vast bureau en de raad beslissen, dat is eigen aan onze organisatie, maar medewerkers hebben ook hun deskundigheid (nog meer dan voor de fusie), hun ervaring in hun beleidsdomein,  en ze blijven alleen echt gemotiveerd als ook met hun mening zoveel als mogelijk wordt rekening gehouden en hun adviezen of voorstellen niet in de wind worden geslagen. Ik begrijp dat dit niet eenvoudig is.

En tenslotte wat een opvolger heb ik: Kenneth, iemand die 10 jaar in de psychiatrie heeft gewerkt, dat moet lukken. Nee, ik ben heel tevreden dat jij het roer overneemt. Om het in IT-termen te zeggen, mezelf 2.0. Ik herken veel van mij in jou. Eenvoudig en rustig (althans die dit zo laat blijken). Iemand die het oprecht heel goed voor heeft met zijn collega’s en de organisatie. En die beschikt over alle hedendaagse skills. Geen manager die er los doorgaat, maar een mens.

En ik kan je verzekeren, je zal, zoals ik de afgelopen jaren, ook kunnen steunen op een heel gemotiveerd en plichtsbewust secretariaat.

Ik kan met een goed gevoel de gemeente, het OCMW, verlaten. Het is raar, na 40 jaar die mallemolen, die structuur verlaten, maar wees gerust ik heb genoeg te doen, tijd voor iets anders. Het was goed met jullie te mogen samenwerken, een fijne ploeg. Ik ga het missen, niet de stress en het soms geleefd worden, maar jullie, alle 330 als mens.

Om het met de missie-visie woorden te zeggen: ik wens jullie goede vaart.