Aanwezigheidsbeleid lokaal bestuur

Frequente afwezigheid hangt nauw samen met de tevredenheid of ontevredenheid van de medewerker. Lokaal bestuur Lievegem heeft de ambitie om zoveel als mogelijk gezonde en tevreden medewerkers op de werkvloer te hebben.

Vertrouwen

Het aanwezigheidsbeleid voor onze medewerkers vertrekt vanuit vertrouwen in de medewerker. We vertrouwen onze medewerkers en gaan ervan uit dat ze een goede reden hebben om afwezig te zijn. De privacy van onze medewerkers blijft gerespecteerd.

Het is de bedoeling om onze medewerkers maximaal te ondersteunen tijdens hun ziekte en bij terugkomst na een langdurige afwezigheid. We wensen als organisatie er alles aan te doen om werk gerelateerde oorzaken van frequente afwezigheid bespreekbaar te maken en aan te pakken.

Actieplan

Alle afspraken en procedures rond afwezigheden wegens ziekte liggen vast in het actieplan. Zo is het voor iedereen duidelijk wie wat wanneer zal doen.

Kort samengevat omvat het aanwezigheidsbeleid volgende acties:

1. De ziektemelding gebeurt rechtstreeks via telefonisch contact tussen de zieke medewerker en de teamleider (of zijn vervanger bij afwezigheid) of bij team personeel.
   De meldinggebeurt NIET via mail, SMS of WhatsApp bericht. De melding gebeurt voor aanvang van de prestaties. Bij de ziektemelding kunnen door de leidinggevende eenaantal werk gerelateerde vragen worden gesteld. Cf. vermoedelijke duur van de afwezigheid, zijn er bepaalde agenda-afspraken diemoeten worden afgehandeld, eventuele overdracht regelen, terugbellen na doktersbezoek, etc.

2. Het contact tijdens de ziekte.
   Bij afwezigheden langer dan 1 week is het de taak van de leidinggevende om contact op te nemen met de zieke medewerker met de vraag hoe het met de medewerker gaat. Is er verbetering? Werkhervatting? Wanneer nemen we terug met elkaar contact op?

3. Het terugkomgesprek na afwezigheid.
   Er wordt een verschil gemaakt tussen een informeel terugkomgesprek (afwezigheden minder dan of maximum één week) en een werkhervattingsgesprek bij een langere afwezigheid.

4. Het preventieve gesprek.
   De leidinggevende heeft de taak om wanneer hij/zij merkt dat een medewerker niet goed in zijn vel zit een gesprek aan te gaan met de medewerker.

5. Het gesprek bij frequente afwezigheid.
   Wanneer spreken we van frequente afwezigheid? Dit is de situatie waarbij een medewerker 3 maal of meer in 3 maanden of 5 maal of meer in één jaar, afwezig is wegens ziekte. Het gaat om een formeel gesprek (er wordt een verslag opgemaakt) met de bedoeling de afwezigheden wegens ziekte tussen de leidinggevende en de medewerker bespreekbaar te maken. De bedoeling van dit gesprek is preventief en de betrokkenheid tussen de organisatie en de medewerker verhogen. Tijdens dit gesprek komen volgende items aan bod:

   1. Het uiten van bezorgdheid over de opvallende afwezigheid.

   2. Het bespreken van de afwezigheden aan de hand van objectieve cijfergegevens.

   3. De gevolgen/ effecten voor het team/ collega’s.

   4. Rol van de leidinggevende.

   5. Samen zoeken naar constructieve oplossingen.

   6. Het opmaken van een actieplan (afsprakennota) is een samenvatting van de gemaakte afspraken en hoe die zullen worden opgevolgd. Dit document wordt door de medewerker en zijn leidinggevende ondertekend.

   Mogelijke oplossingen kunnen liggen in:

   1. Het takenpakket, de motivatie, etc. (Arbeidsinhoud)

   2. Het werkmateriaal, stressfactoren, ontevredenheid, etc. (Arbeidsomstandigheden)

   3. Verlofregeling, uurrooster, …(Arbeidsorganisatie)

   4. Verloning en beloning, …(Arbeidsvoorwaarden)

   5. Relatie met de collega’s, teamleider, leidinggevende… (Arbeidsrelaties)

   6. Privésfeer van de medewerker, medische achtergrond, thuissituatie, etc.

Vragen over het aanwezigheidsbeleid contacteer jouw leidinggevende of jouw contactpersoon bij team personeel – personeel@lievegem.be.