‘Pepperflow’ is de naam van een softwarepakket waarin we onze doelstellingen, acties en projecten kunnen bijhouden. Dit is belangrijk om een globaal zicht te hebben over de status van onze acties. Maar ook om statistieken bij te houden en onze werking te verbeteren.

Waarom is dit nodig?

• Iedereen beschikt over dezelfde informatie over de voortgang van de acties en projecten in uitvoering van het meerjarenplan.

• De rollen en verantwoordelijkheden zijn duidelijk.

• Inspanningen en resultaten worden zichtbaar.

• Er kan korter op de bal gespeeld worden bij problemen of vertragingen (door bijvoorbeeld ondersteuning te voorzien).

• Overzichtelijke dashboards en rapporten.

• Het helpt ons om meer projectmatig te werken.

Wat is ‘projectmatig’ werken?

Dat betekent dat je grote acties als projecten benadert en hierin een vaste structuur hanteert:

• Projectaanvraag via een digitale fiche en goedkeuringsflow.

• Projectfiche: omvang en scope, planning, budget, belanghebbenden, etc.

• Opvolging project via knipperlichten (stand van zaken, tijd en geld).

• Opvolging project via takenlijst: projectindeling en mijlpalen.

• Gepersonaliseerde dashboards met overzicht acties MJP, verbeteracties en projecten.

Hiervoor werken we op twee sporen:

De projectstuurgroep komt vier keer per jaar samen. Hierin overlopen het managementteam, college van burgemeester en schepenen en organisatiebeheersing de lopende projecten.

Daarnaast krijgt elke ‘trekker’ van een project de kans om eens per jaar een koerspraatje te houden met het managementteam. Dit is een open gesprek waarbij besproken wordt of een project nog op koers ligt of de koers misschien moet aangepast worden.

Alle leidinggevenden en deskundigen ontvingen een e-mail om zich in te schrijven voor een opleidingsmoment.

Het is de bedoeling om deze opleiding later ook voor andere medewerkers open te stellen.